ケータリングを利用したレセプションパーティー

　新事業発表会や創立記念など、様々なシーンで開催されるレセプションパーティー。顧客や取引先の方々を招いてのレセプションパーティーは、多くの企業にとって大切なイベントの一つです。そんなレセプションパーティーの企画や運営を任されたとなれば、少しでも来賓の方々に満足してもらおうと張り切ってしまいますよね。企業のイメージを左右する重要なパーティーなので、参加者の記憶に残る、素敵なパーティーにしたいものです。ですが、「初めてレセプションパーティーの企画を担当することになったけれど、一体何から始めたらいいのかわからない…」という方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、レセプションパーティー運営のお役立ち情報を皆様にご紹介します。皆様がパーティーの企画で不安を感じた時、この記事が少しでもお役に立てましたら幸いです。

レセプションパーティーとは

　レセプションパーティーとは、公式に催される歓迎会や発表会などのフォーマルな大規模パーティーのことを言います。 　一口にレセプションパーティーといっても、会社の新製品発表会や創立周年記念、飲食店の開店・新店オープン祝い、アパレル業界の新作発表会など、開催テーマは業界によって様々ですが、全てに共通しているのは「来賓をもてなし、日ごろの感謝を伝えたり企業のアピールをしたりすることを目的とした交流・社交の場を作る」という点です。

レセプションパーティーを企画する

・開催日時の調整

　パーティーの準備を始めるにあたって、最優先でしなければならないことは「開催日時の調整」です。開催日時が決まらないことには、会場の選定や料理の手配、招待状の作成などの準備を行うことができません。参加者同士の交流も大切な目的の一つであるレセプションパーティーですから、せっかくならたくさんのお客様に足を運んでもらいたいですよね。企業の業態に合わせて、招待客が参加しやすい日時を考えましょう。

・会場の選定

　開催日時が決まったら、パーティー会場を選びます。どんな場所を会場にするかによって、パーティーの雰囲気はおおきく左右されるので、会場選びは非常に重要です。効率よく会場を選定するためには、前もって、パーティーの主旨や目的、参加人数、演出に必要な設備、どんな雰囲気のパーティーにしたいかなどの条件をできるだけ明確にしておくことが大切です。ホテルやレストランのパーティールームのほか、飲食店のオープン記念であれば、真新しい店内でプレオープンも兼ねて開催するのもいいですね。大人数を収容することができる貸会議室やイベントホールもお勧めです。また、事前に下見をして、場所がわかりにくくないか、写真だけではわからない問題点はないかといったところを確認しておくことをお勧めします。

・料理やドリンクの手配

　パーティーに欠かせないものといえば、お洒落で美味しい料理とドリンクです。パーティーにおいて料理は、ただおなかを満たすためだけのものではありません。場の雰囲気をより華やかに演出し、参加者同士のコミュニケーションをより円滑にするための大切なアイテムです。飲食店の新店オープン祝いなどであれば、プレオープンも兼ねて実際にお店で提供するメニューを振舞うこともあるでしょう。レストランやホテルの会場を利用するのなら、料理やドリンクを用意してもらうこともできます。ですがイベントホールや貸会議室など、自分たちで料理を手配しなければいけない場合、どのようにすれば良いのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

　そんなときに料理やドリンクの手配でお勧めなのが、ケータリングサービスの利用です。豪華な見た目やほっぺたが落ちるような美味しさはもちろん、温かい料理はあつあつの状態で、冷たい料理はひんやり冷やされた状態でと、あたかも作り立てのような料理を提供してもらえるのは、ケータリングサービスならではの魅力といえるでしょう。さらにケータリングサービスなら、料理やドリンクの提供だけでなく、会場の設営から片付け、備品の用意など、当日必要な仕事のほぼすべてをプロのスタッフに任せできるので、主催者はパーティーの運営だけに集中できるのも嬉しいポイントです。

・招待状の発送

　準備が整ったら、招待状を送付します。パーティーのテーマや開催日時、場所、などの必要事項を忘れずに記載し、簡単な挨拶やメッセージを添えましょう。アクセス地図を添付すると親切ですね。ただし、あまり長くなりすぎないよう、なるべく簡潔に要点を抑えた文章にするのがスマートです。 　受け取った人が、是非パーティーに参加したくなるような文章を組み立てましょう。

・お見送りの作法

　時間をかけて準備をしてきたレセプションパーティー。当日の運営がうまくいっても、最後まで気が抜けません。パーティーがお開きになった後は、来賓のお客様をきちんとお見送りしましょう。たとえそれまでの対応がよかったとしても、最後のお見送りをおろそかにしてしまうと、主催者や主催企業の評価を下げることになってしまいかねません。なるべくお客様の姿が見えなくなるまで丁寧に見送るよう心がけましょう。「お客様がふと振り返ったらすでに誰もいなかった」という状態になってしまうと、パーティーに参加して頂いたことに対する感謝の気持ちが十分に伝わらず、残念な気持ちにさせてしまいます。反対に、その場を離れずにこやかに見送っている姿があれば、お客様は「自分は尊重されている」という実感を抱くことができ、主催者や主催企業に最後まで好印象を持ってもらえるでしょう。

まとめ

　企業主催のフォーマルなパーティーを企画するとなれば、どうしても難しく感じてしまいがちです。ですが、ポイントを押さえたうえで、担当者全員が力を合わせ一つ一つ丁寧に準備を進めていけば、きっと素敵なパーティーになるでしょう。お客様に気持ちよくパーティーを楽しんでもらえるよう、心を込めておもてなししましょう。

　Merenda-メレンダ-は、数々の企業様にレセプションパーティーのご依頼をいただいております。過去の実績をもとに、華やかな料理と洗練されたサービスで皆様のパーティーを素敵に演出するお手伝いをいたします。レセプションパーティーでケータリングサービスのご利用を検討されている場合には、是非弊社を候補に挙げていただきますよう宜しくお願い申し上げます。